Tietosuojaseloste

TIETOA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Käsittelemme henkilötietojasi, kun haet meiltä asuntoa, vuokrasuhteen aikana ja vuokrasuhteesi päättymisen jälkeen. Käsittelemme henkilötietojasi myös silloin, kun vierailet verkkosivuillamme, haet meiltä työpaikkaa sekä silloin, kun olet meihin muuten yhteydessä tämän tietosuojaselosteen (jäljempänä ”Tietosuojaseloste”) mukaisesti. Henkilötietojesi eheys on meille tärkeää, jonka vuoksi pyydämme sinua lukemaan tämän Tietosuojaselosteen kokonaisuudessaan.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkea tietoa, joka voidaan yhdistää sinuun luonnollisena henkilönä (esimerkiksi nimesi ja osoitteesi) sekä yhteystietosi (esimerkiksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite).

REKISTERINPITÄJÄ

SBB Finland Oy (y-tunnus: 3352948-8), Bulevardi 7 A, 00120 Helsinki (”SBB” tai ”Me”) toimii henkilötietojesi käsittelystä vastaavana rekisterinpitäjänä. Käsittelemme henkilötietojasi joko itse tai ulkoistettuna kolmansien osapuolten toimesta tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti.

VUOKRASUHTEEN AIKANA JA SEN JÄLKEEN

Käsittelemme vuokrasuhteesi aikana henkilötietojasi, esimerkiksi nimeäsi, käyttäjä-/asiakasnumeroasi, osoitettasi, yhteystietojasi, taloustietojasi, asumista koskevia tietoja, vuokrasopimuksia, kulutustietoja ja muita vuokrasuhteen aikana saamiamme tietoja. Käsittelemme näitä henkilötietojasi täyttääksemme ja hallinnoidaksemme velvoitteitamme vuokraisäntänä ja sopimusosapuolena. Emme voi täyttää vuokrasopimuksen mukaisia velvoitteitamme ilman henkilötietojasi.

Käsittelemme henkilötietojasi esimerkiksi silloin, kun: lähetämme vuokralaskuja ja käsittelemme maksujasi; keräämme sähköä, vettä tai lämmitystä koskevia kulutustietoja; tarjoamme sinulle pääsyn asuinpaikkaasi ja niiden julkisiin tiloihin; neuvottelemme vuokraa; ja lähetämme sinulle vuokralaisena tarvitsemaasi tietoa. Käsittelemme henkilötietojasi (kuten asunnon numeroa, huoltopyyntöhistoriaa ja muita ilmoittamiasi tietoja) myös palveluidemme tarjoamiseksi vuokrasopimuksen nojalla, esimerkiksi huoltopyyntöjen vastaanottamiseksi ja niihin vastaamiseksi. Saatamme myös joutua päivittämään henkilötietojasi julkisia tietokantoja hyödyntämällä, jotta varmistumme tietojesi oikeellisuudesta.

Käsittelemme henkilötietojasi myös tarjotaksemme palveluitamme sinulle silloin, kun lähetät meille kysymyksiä tai mielipiteitä. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste on tällöin oikeutettu etumme. Tällöin saatamme käsitellä henkilötietojasi, kuten nimeäsi, henkilötunnustasi ja osoitettasi tiedustelusi mukaisesti.

Käsittelemme henkilötietojasi myös silloin, jos se on tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Esimerkiksi meidän on käsiteltävä henkilötietojasi silloin, jos asuinpaikassa on häiriöitä, vuokranmaksu on viivästynyt tai laiminlyöty, tai asunnolle on aiheutunut vahinkoa. Käsittelyn laillinen peruste on tällöin oikeutettu etumme. Meidän voi myös olla tarpeen toimittaa henkilötietojasi asianomaisille viranomaisille. Käsittelemme henkilötietojasi myös täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme vuokraisäntänä ja sopimusosapuolena, esimerkiksi kirjanpitoa koskevissa asioissa.

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi ja enintään kolme kuukautta vuokrasuhteen päättymisestä. Voimme säilyttää joitain henkilötietojasi myös pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi vuokranantajana ja sopimusosapuolena. Kirjanpitomateriaaleissamme olevia sinua koskevia tietoja, kuten maksusuorituksia, säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Vakuutta tai edunvalvojaa tai asiainhoitajaa koskevat päätökset poistetaan kahden vuoden kuluttua siitä, kun vakuuden tai päätöksen voimassaolo on päättynyt.

KIINTEISTÖN MYYNTI

Jos kiinteistö, jossa asut tai joissakin tapauksissa, jossa olet aiemmin asunut, myydään, henkilötietojasi voidaan käsitellä ja siirtää myyjäyritykseltä ostavalle yritykselle tai toisinpäin. Käsittely on silloin tarpeen Meidän sekä myyvän tai ostavan yrityksen etujen toteuttamiseksi, jotta kauppa voidaan panna täytäntöön. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste on tällöin oikeutettu etu. Henkilötietoja säilytetään enintään yhden (1) vuoden ajan kaupan toteutumisesta.

SINUN TAI EDUSTAMASI YRITYKSEN TEHDESSÄ SOPIMUKSEN KANSSAMME

Jos teet kanssamme toimittaja- tai yhteistyösopimuksen, käsittelemme henkilötietojasi kanssasi solmittujen sopimusten tekemiseksi ja toimeenpanemiseksi. Käsiteltävät henkilötiedot voivat sisältää esimerkiksi nimesi, käyttäjätunnuksesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, edustamaasi organisaatiota koskevia tietoja, osoitteesi, kuvasi, kulkukorttiasi koskevia tietoja ja tehtäväsi. Jos sijoitat johonkin hankkeistamme, voimme myös käsitellä seuraavia henkilötietojasi: henkilötunnus, asuinpaikka, kansallisuus, pankki- ja tilitiedot, tosiasiallinen edunsaaja, asema poliittisesti vaikutusvaltaisena henkilönä (PEP) ja muut tarvittavat tiedot. Keräämme henkilötietoja sinulta. Jos et anna meille tarvittavia henkilötietoja, emme voi solmia sopimusta tai täyttää sen velvoitteita. Voimme myös kerätä henkilötietojasi kolmansilta osapuolilta, kuten viranomaisilta tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

Jos toimit sellaisen yrityksen yhteyshenkilönä tai edustajana, joka tekee kanssamme sopimuksen, käsittelyn oikeudellinen peruste on tällöin oikeutettu etumme. Käsittely on tarpeen Meidän ja edustamasi yrityksen oikeutettujen etujen turvaamiseksi solmiessamme ja täyttäessämme sopimuksen mukaiset velvoitteemme edustamasi yrityksen kanssa.

Voimme myös käsitellä henkilötietojasi täyttääksemme kirjanpitoa, verotusta ja rahanpesua koskevat lakisääteiset velvoitteemme.

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin niitä koskeva sopimussuhde sitä vaatii. Täyttääksemme sovellettavien lakien mukaiset lakisääteiset velvoitteemme, esimerkiksi koskien kirjanpitoa ja rahanpesua, henkilötietojasi voidaan joissain tapauksissa säilyttää jopa 10 vuotta sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

TILATESSASI LEHDISTÖTIEDOTTEET

Jos olet ilmaissut kiinnostuksesi saada lehdistötiedotteitamme, käsittelemme henkilötietojasi lähettääksemme sinulle kyseiset tiedotteet. Tätä tarkoitusta varten käsittelemämme tiedot ovat nimesi ja sähköpostiosoitteesi. Tämä käsittely perustuu suostumukseesi, jonka annat tilatessasi lehdistötiedotteemme. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa klikkaamalla ”lopeta tilaus” -linkkiä lehdistötiedotteessa tai ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen gdpr@sbbnorden.fi. Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin hyväksyt lehdistötiedotteiden toimittamisen.

HAKIESSASI TYÖPAIKKAA MEILTÄ

Hakiessasi meiltä työpaikkaa käsittelemme henkilötietojasi. Käsiteltävät henkilötiedot voivat tällöin sisältää esimerkiksi nimesi, sosiaaliturvatunnuksesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, koulutusta ja työkokemusta koskevat tiedot, suosittelijoitasi koskevat tiedot sekä muut hakemuksessasi ja ansioluettelossasi antamasi tiedot. Tietojesi käsittely on tarpeen hakemuksesi hallinnoimiseksi ja käsittelemiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena on oikeutettu etumme.

Säilytämme henkilötietojasi enintään yhdeksän kuukauden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä. Puolustaaksemme itseämme soveltuvien lakien rikkomista koskevilta oikeusvaatimuksilta, säilytämme henkilötietoja kahden vuoden ajan siitä päivästä, jona väitetty rikkomus tapahtui tai sen olisi pitänyt tapahtua.

OTTAESSASI MEIHIN YHTEYTTÄ TAI VIERAILLESSASI TOIMIPISTEISSÄMME TAI VERKKOSIVUILLAMME

Käsittelemme niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka vierailevat ja muutoin kommunikoivat kanssamme verkkosivuillamme tai ottavat meihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, tarjotaksemme heille paremman kokemuksen tai tarpeen vaatiessa käsitelläksemme heidän pyyntönsä. Viestintä tapahtuu suoraan verkkosivuillamme, tai sähköpostitse ja puhelimitse. Käsiteltäviä henkilötietoja voivat tällöin olla esimerkiksi käyttäjänimesi (joka voi olla myös koko nimesi), sähköpostiosoitteesi, evästetiedot, tiedot käyttämästäsi laitteesta, puhelinnumerostasi, IP-osoitteestasi, sijainti- ja yhteystiedoistasi sekä muista yhteydenoton yhteydessä antamistasi tiedoista. Voimme käsitellä myös muiden yhteydenotossa mainittujen henkilöiden henkilötietoja.

Käsittely on tarpeen paremman käyttökokemuksen tarjoamiseksi tai pyyntöjen käsittelemiseksi. Käsittelyn perusteena on tällöin oikeutettu etumme. Kun vierailet verkkosivuillamme, säilytämme IP-osoitteesi kolmen kuukauden ajan. Muiden tietojen säilytys tarkistetaan viimeistään kuuden kuukauden kuluessa.

KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJASI

Voimme käyttää henkilötietojesi käsittelyssä ulkopuolista henkilötietojen käsittelijää. Käsittelijä voi olla esimerkiksi korjauksia asunnossasi tekevä urakoitsija, laajakaistayhteyttä tai sähköä tarjoava yritys, perintäyhtiö tai IT-järjestelmiämme hallinnoiva yritys. Jotkut kumppanimme ja toimittajamme voivat myös harjoittaa osaa toiminnoistaan EU:n/ETA:n ulkopuolisissa maissa (eli ns. kolmansissa maissa). Henkilötietojen kansainvälisiä siirtoja tehdään vain niihin maihin, joiden osalta Euroopan komissio on todennut henkilötietoihin kohdistuvan suojan tason riittäväksi tai joissa toimittajalla on laillisesti sitova ja täytäntöönpanokelpoinen keino henkilötietojen turvallisuuden takaamiseksi.

Luovutamme henkilötietojasi myös viranomaisille lakien ja viranomaisten päätösten mukaisesti. Jos koko tai osa liiketoiminnastamme myydään tai sulautetaan toiseen yritykseen, voimme myös luovuttaa henkilötietojasi neuvonantajille ja mahdollisille ostajille. Huomioithan, että tätä Tietosuojaselostetta ei sovelleta silloin, kun luovutamme henkilötietojasi rekisterinpitäjinä toimiville sidosryhmille.

OIKEUTESI

Sinulla on oikeus pyytää ja saada tietoja siitä, mitä henkilötietojasi käsittelemme sekä oikeus pyytää niistä kopio (ote rekisteristä) ja oikaista tai täydentää henkilötietojasi.

Sinulla on oikeus saada tietoa oikeuksien tasapainottamista koskevasta arvioinnista, jonka olemme tehneet sellaisen käsittelyn osalta, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Sinulla on myös tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietosi poistetuksi sekä vastustaa tai pyytää käsittelyn rajoittamista, ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle (tietojen siirrettävyys).

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteessa gdpr@sbbnorden.fi.

Sinulla on myös oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä Suomen tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto). Lisätietoja tietosuojavaltuutetun toiminnasta löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystämme, voit ottaa meihin yhteyttä: SBB Finland Oy

Bulevardi 7 A

00120 Helsinki

gdpr@sbbnorden.fi